Lavoro, come cambiano i rimborsi spese per le trasferte nel 2025?

Dal 2025 sono previste diverse novità che riguardano i lavoratori italiani: nelle ultime ore, l’attenzione è stata rivolta soprattutto alle nuove regole che interessano i rimborsi spese per le trasferte di lavoro. Infatti, lo scorso 3 dicembre 2024 è stato approvato il decreto legislativo IRPEF - IRES il quale contiene alcune disposizioni che, unite alle nuove introduzioni in Manovra 2025, segnano un cambiamento nel regime fiscale e contributivo legato a questa specifica tipologia di rimborsi.

Tra le principali novità, degno di nota è soprattutto l’obbligo di utilizzo di sistemi di pagamento elettronico per garantire la deducibilità fiscale delle spese. Ma procediamo con ordine: ecco tutte le nuove introduzioni in arrivo per i rimborsi spese in trasferta.

Rimborsi spese in trasferta, le novità 2025 introdotte dal decreto IRPEF - IRES

È già noto da tempo che, a breve, diventerà operativa la cosiddetta riforma fiscale 2025. Una buona parte delle nuove introduzioni in merito è contenuta proprio all’interno del decreto IRPEF – IRES recentemente approvato.

La finalità principale di tale decreto è quella di rendere il sistema tributario più moderno, efficiente e in linea con le esigenze del Paese e delle imprese.

Per i lavoratori, le maggiori novità contenute all’interno del decreto riguardano le trasferte. Più in dettaglio, la nuova legge introduce, a partire dal 2025, l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per rimborsi spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto.

Verranno inoltre introdotte semplificazioni per la documentazione necessaria alle trasferte all’interno del Comune.

Rimborsi spese per le trasferte nel 2025: il ruolo della Manovra

Ma, se il decreto IRPEF – IRES mira ad occuparsi soprattutto dei rimborsi spese per le trasferte all’interno del Comune, per i viaggi al di fuori dal Comune le maggiori novità si possono rilevare all’interno della Manovra 2025.

Infatti, la nuova legge di Bilancio introduce disposizioni complementari al decreto Irpef-Ires, che incidono sui rimborsi per trasferte di lavoro al di fuori dai confini comunali.

In dettaglio, i rimborsi per vitto, alloggio, trasporto e viaggio effettuati tramite sistemi elettronici (bancomat, carte di credito o prepagate) non concorreranno a formare il reddito imponibile del lavoratore.

Attenzione, però: è necessario che i rimborsi vengano effettuati mediante mezzi tracciabili affinché siano esentasse.

Per le trasferte fuori dal Comune, i rimborsi continueranno a essere erogati o mediante indennità forfettarie, imponibili solo per la parte eccedente i limiti previsti, o tramite rimborsi analitici, esenti da tassazione purché supportati da idonea documentazione.

Documentazione semplificata per le trasferte

Altra novità che semplifica enormemente le trasferte di lavoro riguarda la semplificazione della documentazione.

Oltre ad agire sui rimborsi per le trasferte, infatti, la Manovra 2025 e il decreto IRPEF – IRES agiscono anche su tale documentazione.

In particolare, per i trasporti all’interno del Comune, non sarà più necessario fornire documenti dettagliati del vettore. I dipendenti potranno comprovare le spese in altro modo.

Anche i rimborsi chilometrici, se legati a trasferte comunali, non saranno imponibili, a condizione che i pagamenti siano tracciabili.

Quindi, se in passato era obbligatorio fornire documentazione dettagliata per ottenere il rimborso esentasse, dal 2025 basterà una semplice dichiarazione del dipendente.